Immer wieder begegnen uns Kunden, die das Thema Datensicherung vernachlässigen. Wir zeigen Ihnen, was passieren kann, wenn Sie keine Sicherung Ihrer JTL Wawi Daten besitzen und zeigen Ihnen, wie Sie effizient Ihre Daten sichern.
Datensicherung ist heutzutage essenziell, wichtig und notwendig. Gerade bei der Sicherung der JTL-Wawi geht es nicht nur darum ein paar Artikeldaten zu sichern, sondern es geht hier auch um die Existenzsicherung.
Inhaltsverzeichnis
Was kann passieren ohne Datensicherung?
Die Artikeldaten kann man vielleicht noch mit mühevoller Kleinarbeit per Hand wiederherstellen oder neu anlegen. Doch was ist mit den Aufträgen, den Kundendaten oder gar den Rechnungen. Vielleicht betreiben Sie auch ein Ladengeschäft und nutzen hier in Verbindung mit der JTL-Wawi ein POS Kassensystem.
Kurzum, alle Ihre Geschäftsdaten werden in der SQL-Datenbank Ihrer Wawi gespeichert. Ein Verlust dieser Daten bedeutet in vielen Fällen die Insolvenz des Unternehmens. Selbst wenn man mit einer neuen Datenbank den Geschäftsbetrieb wieder aufnehmen kann, besteht das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung, die verloren gegangenen Daten vom Prüfer angefordert werden.
BEACHTE: Alles unterliegt dem Verschleiß und der Abnutzung. Es stellt sich hierbei nicht die Frage, ob etwas kaputtgeht, sondern nur wann etwas kaputtgeht.
In den meisten Unternehmen, wo Datensicherung und Wartung nach Plan betrieben wird, treten Ausfälle bedeutend weniger auf, weil in regelmäßigen Abständen die Technik und die Software von geschulten Mitarbeitern gewartet und gereinigt werden. Verschleißteile werden turnusmäßig rechtzeitig gewechselt.
Was können Sie tun?
Zuerst einmal dürfen Sie das Thema Datensicherung für die JTL-Wawi nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es kann Sie schon in der nächsten Minute ereilen. Ein Wasserschaden zerstört z. B. Ihren Rechner, ein Virus verschlüsselt Ihre gesamte Festplatte, ein simpler Hardwaredefekt macht Ihre Daten unbrauchbar, oder sogar ein Diebstahl oder Einbruch, bei dem die Hardware entwendet oder zerstört wird, sind tägliche Realität in Deutschland.
Wichtig ist für Sie im Wesentlichen eine regelmäßige Datensicherung. Im Falle der JTL-Wawi bedeutet das, die Sicherung der gesamten SQL Datenbank. Denn in der Datenbank wird einfach alle Daten gespeichert, Artikeldaten, Aufträge, Rechnungen, Lagerbestände, Bilder, Formulare etc.
Die einfache JTL-Wawi Datensicherung
Die einfachste Art der Datensicherung ist die Sicherung der Datenbank per Hand. Das sollte für den Anfang sicherlich reichen und kann folgendermaßen umgesetzt werden.
Starten Sie auf Ihrem JTL-Wawi Rechner der Programm „JTL-Wawi Datenbankverwaltung“. Das Programm wird standardmäßig von JTL mitinstalliert und dient zur Verwaltung Ihrer Verbindungsprofile. Hier wählen Sie jetzt Ihr Profil aus und loggen sich mit dem Datenbank-Administrator und dem zugehörigen Passwort ein.
Jetzt wählen Sie den passenden Mandanten mit der entsprechenden Datenbank aus. Bei den meisten Nutzern wird das hier die Datenbank „eazybusiness“ sein. Im nächsten Schritt wählen Sie den Punkt „Export“ und exportieren die Datenbank als BAK-Datei in das Backup-Verzeichnis des SQL Servers. Das war es schon. Sie müssen jetzt diese BAK-Datei nur noch auf eine USB Festplatte kopieren.
In der Regel wird diese Prozedur nicht regelmäßig durchgeführt, weil es doch recht aufwendig ist und auch Zeit benötigt. Also ist eine automatische Alternative erforderlich.
Die optimale Datensicherung für die JTL-Wawi
Fangen wir gleich einmal an, wie es optimal gehen kann, damit Sie und Ihr Unternehmen optimal geschützt sind. Wir liefern hier für Sie mehrere Lösungsansätze, die für die meisten Leser realisierbar sind.
Eigenständiger Server
Als Erstes empfehlen wir unseren Kunden einen eigenständigen Server für Ihre JTL-Wawi zu verwenden. Was das im Detail für ein Rechner ist, spielt eine untergeordnete Rolle und ist von der Menge Ihrer Artikel und der Anzahl Ihrer Aufträge abhängig. Natürlich sollte man schon auf ordentliche Hardware achten. Also kein Rechner mit veraltetem Betriebssystem oder Ähnliches.
Der Vorteil des eigenständigen Servers ist hier zum einen die erhöhte Datensicherheit und dass Viren oder Trojaner keinen direkten Zugriff auf den Server haben (solange der Server nicht als Arbeitsplatz genutzt wird).
Weiterhin kann der Server ungeachtet von irgendwelchen Aktivitäten und Programmen seine Rechenleistung nur dem Ausführen der Datenbank und der wichtigen Dienste sowie dem JTL-Worker zur Verfügung stellen. Da der Server rund um die Uhr läuft, können so vollautomatisch mit dem JTL-Worker die wichtigen Abgleiche mit den Shops und Marktplätzen automatisiert erfolgen, auch in der Nacht, wenn Sie schlafen.
Wir empfehlen hier unseren Kunden einen guten Prozessor, mit genügend Ressourcen wie z. B. einen Intel Xeon-Prozessor, ausreichend Arbeitsspeicher z. B. 32 GB oder mehr, eine Festplattenspiegelung, und ein Server-Betriebssystem z. B. Windows Server 2012 R2 Standard oder neuer.
Virtualisierung
Gerade für den Ernstfall sehen wir es als sinnvoll an, eine Virtualisierung einzusetzen. Dabei wird auf der eigentlichen Maschine (der echten Server Hardware) ein virtueller Server installiert. Es wird also Server-PC simuliert. Somit können auch auf einer einzigen leistungsstarken Maschine mehrere virtuelle Server laufen.
Der Sinn dahinter besteht darin, dass der Administrator vor dem Einspielen von Updates oder neuer Software einen Prüfpunkt setzen kann. Sollte beim Installieren der Updates etwas schiefgehen, so kann kurzerhand zu diesem Prüfpunkt zurückgesprungen werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man den virtuellen Server komplett sichern kann. Im Falle eines Brandes oder eines physischen Schadens des Servers kann der komplette virtuelle Server aus dieser Sicherung auf einer anderen Hardware ohne aufwendige Neuinstallation und Konfiguration in kürzester Zeit zum Laufen gebracht werden.
Interne Sicherung
Jetzt geht es direkt um Ihre Daten. Um dem Ausfall durch Bugs und anderen Softwareproblemen vorzubeugen, empfehlen wir eine interne Sicherung. Was heißt hier intern?
Mit Intern meinen wir, dass in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel 1, mal in der Nacht, ein vollständiger Export der Datenbank auf die lokale Festplatte des Servers erfolgt. Der Sinn ist hier nicht einem Defekt vorzubeugen, sondern viel mehr schnell ein Backup zur Verfügung zu haben. Bei einer Fehlbedienung oder ähnlichem kann damit der Administrator kurzerhand das letzte Backup zurückspielen.
Denkbare Szenarien für Fehlbedienung: fehlerhafter Import von Artikeldaten kann die Artikeldaten unbrauchbar machen, versehentliches Löschen von Daten, oder sogar falsch ausgeführte Vererbungen bei Varianten-Artikeln.
Bei diesem internen Backup muss dann natürlich eine Maßnahme ergriffen werden, damit die Festplatte nicht vollläuft. Wenn täglich eine Sicherung von 1,5 GB Größe exportiert wird, ist es nur eine Frage der Zeit, bis die Festplatte voll ist. Hier reicht es also die letzten 10 oder 14 Sicherungen auf der Festplatte zu behalten und ältere Sicherungen zu löschen.
Für virtuelle Server gibt es auch spezielle Sicherungs-Tools wie die Software „Altaro“ oder „Veambackup“, mit denen auch inkrementelle Sicherungen im laufenden Betrieb erfolgen können. Oder sogar Sicherungen in kurzen Zeitabständen oder sogar Echtzeit. Das setzt aber eine gute Server-Hardware voraus.
Externe Sicherung
Kommen wir jetzt zur externen Sicherung. Dabei geht es darum, das Backup außerhalb des Server-PCs zu lagern. Dafür müssen die Sicherungen auf externe Speichermedien kopiert werden. Idealerweise passiert dieser Vorgang auch vollautomatisch.
Wir sichern in der Regel zum einen den gesamten virtuellen Server, und die oben benannten internen SQL Sicherungen noch einmal extra. Hier liegt der Sinn darin begründet, dass die Sicherung des virtuellen Servers auch einen Fehler haben kann. Damit besitzen wir für den Ernstfall alle Daten doppelt.
Auch hier gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten. Im einfachsten Fall wird auf USB oder Wechselfestplatten gesichert. Dazu müssen Sie die Sicherungsmedien (USB-Festplatten) in regelmäßigen Abständen, z. B. zweimal die Woche tauschen. Das getauschte Medium muss dann an einem physisch anderen Ort aufbewahrt werden (z. B. zu Hause)
Alternativ kann auch über das Netzwerk auf ein entsprechendes Netzlaufwerk, wie ein NAS, gesichert werden. Wichtig ist hier nur, dass sich das Netzlaufwerk im besten Fall in einem anderen Gebäudeteil befindet.
Ebenfalls können Cloud-Dienste wie Amazon S3, Dropbox oder ähnliche Anbieter dafür geeignet sein. Beim Einsatz diese Dienste empfehlen wir allerdings, die Datensicherung zu verschlüsseln, da Sie keinen Einfluss auf den Lagerplatz der Daten haben und wer außer Ihnen noch Zugriff darauf hat.
Zusatzhardware für die Sicherheit
Als letzten Punkt empfehlen wir immer den Server an einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) zu betreiben. Die Geräte versorgen bei einem Stromausfall den Server noch einige Zeit weiter mit Energie, sodass es nicht gleich zu einem Systemabsturz kommt. Gerade beim Betrieb von Datenbanken ist das notwendig. Ein Stromausfall, während der SQL Server Daten in die Datenbank schreibt, kann unter Umständen die Datenbank unbrauchbar machen.
Und solche Dinge passieren tatsächlich. Wir hatten in letzter Zeit starke Unwetter, was in etlichen Regionen Deutschlands zu kurzen Stromausfällen durch umstürzende Bäume oder Ähnlichem geführt hat. Und einige Kunden waren damals von Datenbankproblemen durch Stromausfällen betroffen.
Fazit
Mit einer effizienten Datensicherung kann man recht einfach und wirkungsvoll einem Datenverlust und damit einhergehend einem zeitlichen wie finanziellen Schaden des Versandunternehmens vorbeugen. Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken um das Thema Datensicherung und schieben Sie es nicht auf die lange Bank.
Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite und haben auch für Ihre JTL-Wawi die passende Lösung parat. Rufen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen Termin.
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