dropbox_logoEgal ob privat oder geschäftlich, es gibt viele Dateien (z.B. Musik, eBooks, Präsentationen oder Bilder), die man an mehr als nur einem Ort benötigt. Wie oft ist es auch Ihnen schon passiert, dass sie bemerkt haben, dass Sie vergessen haben, eine wichtige Datei mitzunehmen oder die aktuelle Version zu kopieren? Eine Lösung für dieses Problem liefert der Dienst Dropbox.

Was ist Dropbox?

Dropbox besteht aus einem Online-Dienst, der Ihnen Speicherplatz im Internet zur Verfügung stellt und einem Programm für Ihre Computer, sowie mobile Geräte. Die Dateien in den speziellen Dropbox-Ordnern, werden mit allen Geräten von Ihnen synchronisiert, auf denen die Software installiert wurde. Eine neue oder veränderte Datei wird zuerst auf den Speicher im Internet abgelegt und von dort aus mit allen Ihren angemeldeten Geräten synchronisiert. Sie haben also auch über das Internet Zugriff auf die Dateien. Ein Browser und Ihre Benutzerdaten reichen aus.

Haben Sie Dateien, an denen Sie z.B. mit Geschäftspartnern gemeinsam arbeiten möchten, können Sie sich z.B. einfach einen Projektordner anlegen und geben diesen für die Zusammenarbeit frei. Dazu wird der jeweiligen Person eine E-Mail mit einem Link zugesendet. Im Anschluss muss sich die eingeladene Person einfach bei Dropbox einloggen oder einen kostenlosen Account anlegen und die Software installieren. Schon können Sie gemeinsam an einer Datei arbeiten. Wurde eine Datei aus Versehen gelöscht, kann diese über die Weboberfläche wiederhergestellt werden. Es ist auch möglich, ältere Versionen einer Datei wiederherzustellen.

Ein Beispiel für die Praxis

Auf Ihrem Arbeitsplatz-PC haben Sie eine unverzichtbare Präsentation, welche für einen Kundentermin wichtige Informationen beinhaltet. Diese legen Sie einfach in Ihrer Dropbox ab. Das können Sie entweder über einen Browser erledigen oder Sie benutzen die kostenlose Software, welche entsprechende Ordner auf dem Computer oder mobilen Gerät automatisch erstellt. Diese Datei steht jetzt im Internet für Sie zur Verfügung.

Die Präsentation möchten Sie auf Ihrem Laptop oder einem Tablet PC, wie z.B. dem iPad, einem Kunden zeigen. Es ist jetzt nicht mehr notwendig die Datei per USB, Dateifreigabe oder sogar umständlich per E-Mail auf ein anderes Gerät zu übertragen. Sie installieren entweder die Dropbox Software und geben Ihre Zugangsdaten ein oder Sie melden sich auf der Webseite an. Schon werden die Dateien von Ihrem Account über das Internet synchronisiert. Die Präsentation steht also direkt zur Verfügung.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie eine Änderung (z.B. eine Ergänzung) mit dem Kunden vornehmen können. Sobald sie die Datei abspeichern, wird die Datei automatisch synchronisiert. Das bedeutet, sobald Sie wieder zurück an Ihrem Arbeitsplatz-PC gehen, haben Sie die veränderte Datei sofort zur Hand.

Ein weiterer Anwendungsfall wäre die Freigabe von Dateien für Mitarbeiter, die im Home-Office von zu Hause aus arbeiten. Dazu können Sie zum Beispiel einfach einen separaten Ordner anlegen und diesen über die E-Mailadressen der teilnehmenden Personen freigeben. Es ist egal, wer Veränderungen an einem Dokument vornimmt, sie werden automatisch mit allen Teilnehmern synchronisiert. Somit gibt es keine doppelten Dateien oder mehrfache Versionen.

Sicherheit

Die Daten werden auf einem S3 von Amazon abgelegt. Die Dateien werden auf den Simple Storage Service (S3) von Amazon verschlüsselt übertragen (SSL) und gespeichert (AES-256). Obwohl Dropbox garantiert, dass deren Mitarbeiter keinen Zugriff auf Ihre Dateien bekommen und einsehen können, sollten die besonders sensible Daten immer zusätzlich verschlüsseln.

Was kostet es?

Mit dem kostenlosen Basis Konto stehen bereits 2 GB zur Verfügung. Das ist z.B. für Office, PDF und Bilddateien ausreichend. Sie können weitere Personen zur Nutzung von Dropbox über die Weboberfläche einladen. Die eingeladene Person erhält dabei jeweils zusätzlich 250 MB und Sie 250 MB Speicherplatz. Mit dieser Methode kann auf bis zu 8 GB kostenlos erweitert werden. Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann dieser mit den kostenpflichtigen Konten erweitert werden:

  • Pro 50 (50 GB) – $9.99/Monat oder $99.00/Jahr
  • Pro 100 (100 GB) – $19.99/Monat oder $199.00/Jahr

Update Mai, 2016

Mittlerweile hat Dropbox auch eine deutsche Webseite, und ist auch für den deutschen Markt optimiert. Auch bei den Preisen wird jetzt in EUR abgerechnet. Die Preisstruktur ist ähnlich wie früher.

  • Dropbox Pro (1000GB) gibt es für 9,99 EUR/Monat oder 99,- EUR/Jahr
  • Dropbox Business (Unlimited Speicher) für 12,90 EUR/Monat, je Nutzer

Fazit

Zusammengefasst kann die Software:

  • Daten zwischen mehreren Geräten synchronisieren
  • Eine Sicherung ihrer Dateien im Internet und auf anderen Geräten anlegen
  • Dateien für die gemeinsame Bearbeitung verwalten
  • Auf nahezu allen gängigen Betriebssystemen verwendet werden

Da dieser Dienst bis zu kostenlos ist, lohnt es sich für Sie, diese clevere Lösung auch für den Unternehmensbereich zu testen. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und die Verwendung lohnt sich überall, wo schnell und flexibel mit Dateien gearbeitet werden muss.

Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Webseite von Dropbox.

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